05 Feb 2019

Organizzazione aziendale e startup: perché è utile e da dove iniziare

Che fare dal punto di vista dell’organizzazione aziendale per una startup, quando la base di partenza è un foglio bianco?

Old but gold: tra dire e fare c’è di mezzo il mare!

Grande verità, anche nell’ambito dell’organizzazione aziendale. Perché tra visualizzare l’organizzazione ottimale per un contesto e tradurla in realtà il passo è tutt’altro che breve.
Sui manuali e nelle Università si studia l’organizzazione aziendale quasi sempre dal punto di vista migliorativo, analizzando realtà già esistenti come casi studio e concentrando l’attenzione sulle opportunità di ottimizzare processi già in essere.
Che fare, quindi, quando si ha a che fare con l’organizzazione aziendale di una startup? Quando, cioè, si parte da un foglio bianco o appena scarabocchiato.

Nel primo articolo del 2019 per la rubrica #TechTips ci da qualche consiglio Francesca Petrucci.

Cosa si intende per organizzazione aziendale e perché è così importante?

Partiamo da alcuni concetti base. L’organizzazione aziendale rappresenta l’architettura di una società.
Disegna e assegna ruoli, responsabilità e definisce – dove necessario – anche un rapporto gerarchico tra le persone volto ad identificare un punto di riferimento per le diverse attività.

Per organizzazione non si deve intendere una rigidità schematica in cui ingessare l’identità dell’azienda e, di conseguenza, il lavoro di chi ne fa parte; piuttosto si deve pensare all’organizzazione come a quella struttura – unica e “personale” – in grado di rendere più efficiente il lavoro dei singoli e più snello quello della squadra.

Che si tratti di una startup, di una grande impresa o di una multinazionale, la sostanza non cambia: l’organizzazione è indispensabile per far sì che tutto funzioni al meglio, riducendo le criticità e predisponendo tutto per fronteggiarne di eventuali.
Lavorare bene all’organizzazione di un’azienda è indispensabile anche come forma di rispetto a 360 gradi:

• Verso l’interno: per il raggiungimento degli obiettivi aziendali e per il rispetto del lavoro e dello spazio dei colleghi;
• Verso l’esterno: per restituire sempre la qualità e i risultati promessi.

Si tratta, quindi, di un’attività di ricerca e comprensione del contesto, di un percorso di crescita, di una continua tensione al cambiamento e al miglioramento.

Quando ha senso parlare di organizzazione aziendale per una startup?

Questo percorso di ricerca e comprensione parte sempre da una presa di coscienza da parte dello startupper dei propri punti di forza e di debolezza, del tempo e delle risorse che è in grado di dedicare al progetto.
Per quanto una persona possa aver studiato e fatto varie esperienze professionali, è impensabile che possa essere in grado di gestire tutti gli elementi che compongono la vita di un’azienda innovativa: dallo sviluppo prodotto al marketing, dagli aspetti legali alle vendite, dalla logistica all’amministrazione, lo startupper che vuole iniziare a dare un’organizzazione alla sua azienda dovrà iniziare a chiedersi: di quanti e quali collaboratori avrò bisogno?

La risposta a questa domanda rappresenta, quindi, la priva voce dell’organigramma.

Esiste quindi un momento – anzi, IL MOMENTO – giusto per iniziare a pensare all’organizzazione della startup?
Sì: l’inizio, il giorno uno…il Day One, tanto per restare in tema!

Ad ogni startup, la sua organizzazione!

Una struttura piccola non potrà certo avere lo stesso tipo di organizzazione di una più grande. Una startup richiederà una struttura sicuramente più semplice di quella di una multinazionale, è chiaro; ma ne avrà comunque bisogno.
L’organizzazione aziendale di una startup deve essere al tempo stesso un elemento :

• Fermo, perché una volta stabilita presuppone che sia rispettata;
• Dinamico, perché al variare del numero di persone, di attività, di business unit richiederà nuovi aggiornamenti.

Anche la migliore organizzazione, pensata sull’oggi, potrebbe essere la peggiore domani: intercettate le necessità della startup e, dove necessario, pianificate il cambiamento e agite!

Naturalmente (e non è un concetto banale) l’organizzazione di una startup dipende molto dal suo core business e dal mercato in cui va ad inserirsi; una startup digital avrà necessità organizzative ed operative diverse da una startup hi-tech (in cui il prodotto va progettato, testato, prototipato, collaudato, certificato, consegnato, etc).

Parole d’ordine: RISPETTO e COLLABORAZIONE.

A prescindere però dal tipo di attività su cui si concentra la vita aziendale della startup, le parole d’ordine su cui si deve improntare sin da subito il lavoro di organizzazione aziendale sono RISPETTO e COLLABORAZIONE.
Potrebbe essere impegnativo trasmettere il concetto di organizzazione aziendale, sopratutto in contesti dove non c’è mai stata. Potrebbe incontrare ostilità.
Quando si inizia a lavora per una grande azienda, si da molto spesso per scontato l’ingresso all’interno di meccanismi collaudati a cui ci si deve necessariamente adeguare, senza possibilità alcuna di replica.

In una startup, invece, le cose stanno diversamente;  la fotografia stampata nell’immaginario collettivo della startup è quella di un contesto giovane, dinamico, fatto di tavoli da ping pong, lavoro da remoto, abbigliamento casual, [anche noi in Day One siamo così :)], tutti elementi che cozzano a prima vista con l’idea di organizzazione aziendale.

Per questo è importante trasmettere il concetto che darsi un’organizzazione è soprattutto una forma di rispetto dei ruoli e una base per una collaborazione proficua tra colleghi, che riconosce e valorizza la persona. 

Rispondere alla domanda: chi fa cosa?

Scopo primario per l’organizzazione aziendale di una startup, infatti, è assegnare ruoli e responsabilità, riconoscendo e valorizzando i punti di forza della persona e cercando di mettere il team nelle condizioni di aiutare il singolo nelle sue debolezze.

Fondamentale è individuare, capire e comunicare chi fa cosa: ognuno ha un suo ruolo a cui sono associate delle specifiche attività e responsabilità. Deve esserne consapevole il singolo, così come devono esserlo gli altri.

Quando arrivano attività da svolgere, la domanda “chi lo deve fare?” lasciata senza risposta brucia tempo prezioso ed opportunità.
Lavorare sull’organizzazione aziendale aiuta i membri del team a capire che si è parte di una squadra! Il lavoro del singolo così è sempre un contributo al lavoro degli altri. Tutti per uno, uno per tutti!

Organizzazione è identità! 

L’aspetto organizzativo ha anche molto a che fare con l’identità della startup, come fosse uno “specchio dell’anima” dell’azienda. Perché questa funzioni e vi restituisca un’immagine quanto più corrispondente al vostro ideale servono alcuni ingredienti, fondamentali qualunque sia lo stadio di maturità della struttura: strategia, obiettivi chiari, ruoli ben definiti, background delle risorse diversificato.

Al pari della mission e della vision, l’organizzazione aziendale disegna e trasmette l’identità aziendale sia all’esterno, sia all’interno dell’azienda. L’importante, in questo caso, è essere sempre coerenti!

In Day One, ad esempio, capita spesso che startupper e ricercatori che collaborano con noi ci dicano: “Già guardando il vostro sito mi sono fatto un’idea della vostra identità e del vostro modo di fare le cose. Quando poi ci siamo messi a lavoro sui progetti europei e sul business development dell’impresa mi sono reso conto che è proprio quello che mi aspettavo”.

Proposte, Feedback, Confronto e…Cambiamento!

Chi si oppone o non ha fiducia nel cambiamento, non fa nulla di costruttivo per la startup. Come ho più volte sottolineato in questo articolo, l’organizzazione aziendale di una startup è, per sua stessa natura,  aperta al cambiamento.
Potremmo definirla “umana” proprio perché non è perfetta in partenza, ma è aperta all’ascolto del contesto.

In conclusione di questo mio articolo per #TechTips, vi lascio con 3 suggerimenti destinati soprattutto ai collaboratori: nel piano organizzativo, qualcosa non vi convince?

1. Niente panico!
2. Sperimentate prima di protestare!
3. Date sempre feedback e spunti costruttivi!

Il No come partito preso di fronte al cambiamento stanca. Ugualmente, la lamentela non è fertile, il dialogo sì.

Quello che oggi è il vostro traguardo, domani diventerà il punto di partenza per lasciare spazio ai vostri nuovi obiettivi.

Abitudine non fa rima con organizzazione. Sbizzarritevi! 😉